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档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 根据《基金会管理条例》（国务院令第400号）和《首都师范大学教育基金会章程》，为规范首都师范大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理，特制定本办法。
第二条 基金会各类收发文件，由基金会秘书处备案登记，随时收发，随时登记。
第三条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第四条 调阅存管档案资料和正在撰写中的文件，要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长或秘书长签字同意后方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。
第五条 基金会应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。
第六条 基金会在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由基金会秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。
第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，各科室在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第八条 公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交基金会秘书处归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 文件材料的收集管理
第九条 坚持收集、管理文件材料制度。指定专(兼)职人员，负责管理文件材料，并保持相对稳定。
第十条 凡基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由基金会秘书处统一收集管理。
第十一条 基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动后，应将主要文件资料办理归档手续；本基金会召开会议，由基金会秘书处指定专人将会议材料、音像档案等办理归档手续。
第十二条 专(兼)职档案管理人员的职责：
（一）熟悉工作业务，掌握文件材料的归档范围，收集管理相关的文件材料；
（二）认真执行平时归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。
第三章 归档范围
第十三条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第十四条 与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十五条 基金会对外发文及与有关单位来往的文件。
第十六条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十七条 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十八条 基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十九条 基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第二十条 基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章 平时归卷
第二十一条 建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。
第二十二条 秘书处应根据基金会的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十三条 本办法由首都师范大学教育基金会秘书处负责解释。
第二十四条 本办法自公布之日起施行。
首都师范大学教育基金会
2012年4月